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长沙活动方案策划现场学习:做线下活动如何迅速抢占用户?

日期:2019-06-11 12:11:29

长沙活动方案策划现场学习:做线下活动如何迅速抢占用户?

由活动行举办的“造·活动行首届行业生态峰会”于3月31日在北京望京凯悦酒店圆满落幕。现场有15家行业生态服务商参与展位互动、17位嘉宾分时段进行20分钟演讲,100位vip观众参与了社交晚宴。

以下为下午时段圆桌讨论环节的精彩分享:

主持人:
活动行创始人兼CEO谢耀辉
参与嘉宾:
芥末堆合伙人李晗、
幻境创始人江杰、
必应创造新创市场运营总监马佩芬、
新榜市场总监李铁男
 
谢耀辉:我认为圆桌就是即兴的聊天。那先请每个人用一到两分钟,做一下自我介绍。

李晗:我是来自于芥末堆的李晗。我们是垂直于教育行业的媒体,自2014年创立至今,五年的时间一直致力于原创内容的输出,以科技驱动产品,教育团队、教育公司。每年年底会在北京做一次教育科技大会,已经成功举办四届了。我们想做行业的教育科技产品,做好海内外、体制内外、行业上下游之间的链接。谢谢!

江杰:我是江杰,做沉浸式娱乐差不多四年的时间。之前做了12年的影视,那个时候的市场并没有这么好,包括一些好莱坞的公司都已经倒闭了。影视公司被好莱坞一家公司收购了,之后就做了沉浸式娱乐。我们为商业地产、景区提供完整的解决方案,这就是我们做的事情。

马佩芬:我是必应创造的马佩芬。必应创造是台湾一家专门做音乐演出的公司,我们除了做大型演唱会设备之外,这几年也开始打造一些新的内容。所以我们除了做芭比娃娃的活动之外,自己也做音乐节、也做沉浸式剧场,也做很多艺术跨界的表演。我们在做一些新的内容的创造。谢谢大家。

李铁男:新榜是2014年9月份成立,我们主要是内容产业的服务平台,主要服务内容创业者。内容创业者对在座的各位比较陌生,实际上是做微信微博、抖音快手、今日头条,我们做数据、榜单、广告交易、涨粉、数据咨询等一系列的服务。每年年底都会做新媒体行业的新榜大会,到目前为止做了五届。
 
谢耀辉:李晗跟铁男办的是大会,江杰和马佩芬办的是具有IP的沉浸式和体验式展。各位说一下自己从什么时候办活动,开始结缘;然后办活动过程中,最困扰你的问题、痛点是什么?作为活动的策展人,一定遇到很多问题,自己觉得目前遇到的坎是什么?

李晗:2010年有上海世博会,那时候还在科技行业,不在教育业。最早是做品牌的推广,活动是我一直感兴趣的,所以就开始做了。我们是行业媒体,做的很多活动是面向小B端,也就是教育的从业者,价值体现也是对于企业的输出。我们尝试过以会带产,因为我们是媒体,所以在传播、推广上,媒体天然带意见领袖的身份。

对于我们来说,最大的问题,来自于场地的限制。如果想在北京做一个千人级别以上的活动首先要面临的问题就是报批。而且很多时候是自己(编者注:区别于公关公司代执行)在举办活动,场地这块,有时候因为人数的考虑想扩张,但是场地就是这么大。

所以只能在现有资源和情况之下,进行更清晰化的拆分和运营,把价值颗粒度做得越来越小。这也是我们的一些做法和考虑。

谢耀辉:新榜有没有这种场地不够用的问题呢?

李铁男:像北京的话,去年的新榜大会在嘉里中心,去年是在凯悦,也是2019年1月8号和9号两天。场地对我们来说还OK。当时这个场地坐了1200人,我们主要是通过线上去传播,场地对我的困扰不是特别大。

谢耀辉:那哪个在活动中困扰比较大?

李铁男:不知道大家有没有发现,新媒体刚开始的时候,大家都是做微信公众号。特别是2018年之后,抖音、快手起来特别快,现在做短视频比较多。另外一个明显特征,新媒体的盈利是通过广告、电商、知识付费,就是很多头部的新媒体,他们演化成越来越复杂的一个形态。它可能做线下书店,做更多的连接。

现在的困惑,就是如何突破现在的圈层,传播更多的人群。原来是通过传统媒体,需要花大量的渠道费用。现在有了自有流量费用,它连接了很多服务。我现在覆盖的能力只是在新媒体行业内,我只能通过其他渠道的连接或者合作覆盖一些,这是目前稍微比较吃力的情况。

谢耀辉:江杰和马佩芬可以回应一下,场地这是没办法,像铁男这边有没有一些其他痛点。

马佩芬:因为我们过去的活动,大部分都是在台湾举行,台湾没有太多场地报批的问题。以我们这样的业者在国内碰到最大的问题就是场地报批和落地。

以我们做芭比娃娃的经验,如果做路跑的话,报批需要3000人到5000人,这个过程还蛮繁琐的。

江杰:以我们的业务性质,我们更多是To B和To G。To G就是政府批量采购。

针对场地的话,To G基本没有问题。企业业态有两个维度,像沉浸式体验从整个业态来讲,最小的有一人剧场,一个演员对一个观众,它几乎没有任何限制。另外一个是土地性质的问题,暂时不太方便展开说。

谢耀辉:你们在活动里面最抠细节的地方是哪里,或者有哪些看到别人做细节做得特别好的地方?

李晗:我们最开始做行业活动,收的是高额的门票。但是大部分C端花钱买门票非常少,很多都是企业做大宗团购,邀请员工一块儿来。那时有一个问题,上午开场跟下午开场人非常少,而且快到午饭的时候基本没有人了。

虽然我们看后台报名几千人,实际到场只有几百人。

为什么会出现这个问题呢?跟身边朋友聊天,很多人会拿活动当成半天出差的旅游,这些人想去旁边的商场买东西,这就是我们的价值。

所以江老师说,做活动要有炫耀感(编者说:源自下午的分享内容)。有了合作的摄影和布展机构以后,我们不光在活动上打LOGO也会在照片上展示,这样你可以发朋友圈,不管给自己看,还是给朋友看。

江杰:我们在设计上面有一个理念,很多人会把活动的策划和设计当成一次性事件来做。比如一些巡回展,主办方在这个城市做完就走了,不管了。

但我们是做文旅,一个景区不可能做一次性生意。我们要考虑到口碑、宣传推广性。所以包括自己设计的时候,也会把一些沉浸式体验的后续体验,做成线上。体验结束,并不是终点。

马佩芬:我分享一个有趣的事情。我们做芭比娃娃路跑的时候,第一年在台北。我们找了20个身高1.8米,体格非常健壮的小鲜肉担任助理教练。

当时是想,来参加芭比娃娃的女性几乎都是需要一些特别的招待。她们希望在现场受到一些热情的款待服务,所以我们召集了20个特别优质的健身教练来当陪跑员。我们发现现场一堆小孩哭,因为妈妈排队和教练拍照。

第二年做的时候,因为健身教练被某一些妈妈投诉,穿衣服太少。所以我们让教练穿很多衣服,结果妈妈有投诉,他说我们就是因为教练穿得少去的,怎么这次穿多了。

其实做活动的时候,必须要问消费者怎么想。每一个小的环节,都可以变成她一个美好的经验。就算你今天找的教练,他们只是一个陪衬,都是一个活动里面让消费者觉得非常成功的一个环节。所以在我们的照片分享里面,来参加的消费者是5000人,但是我们的照片有2万人分享。因为所有的分享都是分享这些小鲜肉的照片,这也是活动最特别的地方。

李铁男:我们一般做行业活动,都是针对行业的从业者。所以我们做车轮式的演讲。请嘉宾的话,要给大家干货感,嘉宾的演讲要好。

嘉宾演讲好,这有两个筛选标准。内容要更加有料,从现场的接待环节上,我们要有空杯心态,从菜鸟去看问题。因为可能很多我们认为理所应当的东西,对于观众来说,会感觉不合理或者体验不好。每次活动结束以后,我们都会做问卷调查,会把里边的一些话进行定期的复盘。我们自己做了一个活动的执行手册,会不断往里面添加东西。这样可以把原来不好的东西逐渐抛弃掉,把更好的东西不断的沉淀下来。

举一个简单例子,假如这种大场地的活动,都会把舞台、PPT拉高一点,这样观众体验更好。另外非常巧妙的控制嘉宾的上台,因为台拉高了,嘉宾只能从旁边上下台,这样一个人就可以把控了。

(编者注:现场开放一个观众提问的环节)

观众提问:我是一个德国咨询公司,每年都有做中德“一带一路”的会。在办会过程中,感觉遇到最大的问题是,很多演讲嘉宾是官员,他们的内容对于外宾来说特别枯燥。我想问台上的各位,如何跟这样嘉宾沟通,有办法给他们提一些好的建议,甚至撰文写比较好的发言内容吗?

马佩芬:这要给台上的嘉宾做一点培训,你们举办活动前,可以先跟这些嘉宾做一些沟通。

李铁男:我自己也参加过这类活动,你的确没有太多的办法。只能是安排好他的时长,另外尽量在内容上做一些把控。控制嘉宾的大纲、主题,控得更细一点,提前熟悉场地,提前做好彩排。

谢耀辉:做过这么多活动,我提一点我个人的经验。

嘉宾演讲之前要设定提纲和内容,估计领导不会自己写,肯定会交由相关人去写。所以只要搞定那个人,帮他写稿的那个人。你给他一个大概的模板,让他比较简便、轻松地做。你再帮他润色一下,因为一般来讲领导时间比较忙碌。如果东西比较完整,给他一个大纲,可以跟领导相关的下午去提前沟通。这是你尽力能做到的部分。最后的效果如何听天由命,必须尽人事。

谢耀辉:最后一个问题,让今天的圆桌论坛完美的总结。每一个办活动的人都面临钱的问题,问下各位主办人,钱从哪来?有没有一些小技巧,能够帮助你快速拿到赞助,获得人家的认可。
李晗:关键还是看活动的质量,做活动的话总结八个字:顺势而为,借力打力。
在自己能力很小的时候,必须要找那些比你强的人,跟他们去合作。因为活动这一块的,自己做不好,管别人要钱,心里也没有底气。

活动的价值要做起来,要把活动当成你身边的人也好、金主爸爸也好,一根草单独卖5毛钱,打成一根线捆螃蟹,卖成200块钱。在整个招商过程中,要学会换位思考,这个换位思考跟人设的概念差不多。

如果是做执行,想一下他给领导汇报工作的时候流程是什么。不能说是贴身式服务,其实就是对企业而言就是要因人而异。

江杰:从钱的角度来讲,我们企业是做To B服务的,项目是向对方收费的。这属于我们商务漏斗要走的地方,属于一个正常环节。

但这里面有一个最基本的理念。要在项目甲方景区的运营方决定之前,除了钱我们什么都要准备好。这是谈判和诚意中一个很重要的因素。包括财务核算里面的内容,也包括如果这个活动需要IP,这个IP的分成等很多细节,需要都谈好。做到这种程度,才有可能拿到这个钱。

从甲方需要拿钱的角度来讲,我们会做预案机制。什么叫预案机制?假设这个活动,我们正在谈国内一个科幻IP的投入,假设这个IP谈不下来,这个事情照样还可以挣钱,还可以做。如果到了这种程度,谈很多东西更有信心。

谈的时候可以分成三种梯度。一种是完全没有IP,我们就是按照正常的事情来做。在商言商,版权金该多少,我们就正常谈,也不要谈长期合作。

还有一种是头部IP,如果是头部的IP,我们要打造的业态。我们就会推一种新业态,现在全球还没有一个全新的概念叫做沉浸式综合体,几万平的空间我们做成一个大的主题。

在这个过程当中对方会感兴趣,在这个合作过程当中,不是说吃你IP的流量,我们在一起合作,还会给你带来流量和新的机会。所以有机会促成一些新的合作的点,有了这三个底线,很多事情谈起来相对来讲就比较容易。

马佩芬:以我个人的经验来讲,谈赞助商的时候要非常清楚产品定位。包括要给赞助商一个想象,给它对于产品和活动的美好想象。

如果是芭比娃娃的话,有很多赞助商来自于新商品,从美白到头发保养、彩妆,到亲子、汽车,统统都有。他们要的就是这些独立自主的女性,他们要的族群是你可以带给他们的。所以你要知道商品的特性,必须对商品做很清楚的人设。比如赞助商的商品是不是相吻合,从这个活动里面去延伸,创造出赞助商的需求。

比如现场是不是需要展车,现场是不是要展示商品。给消费者的广告宣传里面,是不是要带出赞助商一些品牌的概念,这是非常重要的。所以当你跟赞助商谈之前,你也必须要了解赞助商的需求。比如它的产品是卖给哪群人,他们有没有一个共通的语言,也非常重要。知道这些以后,可以设计一些赞助商的方案,怎么给他们反馈,这些反馈包括什么东西。有一个清晰的想法之后,谈赞助商的成功机会就会非常高。

李铁男:我们这边分为两种。第一,课程类一般是高客单价,一个人3000块钱左右,每场200人到300人。这种不拉赞助商,主要是学员收费。成本是场地、老师和其他。每年的新榜大会主要收入有两块,一块是门票,一块是赞助。赞助我们会先定主题,定一些头部嘉宾,开始造势,广而告之,让大家主动填报名表。

而我会进行筛选,一对一聊。并且会提前把大会的招商方案做得比较全面,嘉宾可以自行下载。聊的过程中挖掘他的真实需求,做他的个性化方案定制。这个里面他想要什么,哪些我能够满足,就是双方达成统一。如果满足不了,我可以借自己的资源帮他置换资源。

还有一个技巧,一般我们做到10分,不会答应10分,会在合同签8分,最终给他一些意外惊喜,为下次的合作打下一个良好的基础。

而且各自为战已经突出不了企业自身的亮点了,做节目的,有场地的,提供音响设备的,需要一个平台把分布在全国各地的行业资源连接起来,互通有无--所以我们上新了一个一站式公关活动服务平台:长沙活动方案策划(http://www.towin-expo.com/)是最专业的广州活动策划公司、广州礼仪庆典公司,12年专注一线品牌活动策划,中国最具执行力公关公司,广东十佳公关策划机构,中国公关协会杰出会员,广东省内首批成立的活动营销公关公司,拥有全国一流的策略及执行团队,是华南地区最具影响力与实力的公关活动及传媒公司。
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